Ce poste a pour objectif de r\u00e9pondre aux besoins administratifs en g\u00e9n\u00e9ral du bureau et sur le suivi et de la conformit\u00e9 des documents relatif aux contrats. L\u2019adjoint(e) administratif(ve) travaille sous la supervision du directeur de la succursale et collabore \u00e9troitement avec l\u2019\u00e9quipe administrative afin d\u2019assurer le suivi et le bon maintien de l\u2019ensemble de ses t\u00e2ches.<\/p>\n
\ud83d\udccd Poste situ\u00e9 au Qu\u00e9bec, Brossard. Temps plein en pr\u00e9sentiel.<\/p>\n<\/div><\/div><\/div><\/div><\/div>
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Fonctions Majeures<\/h2><\/h3><\/div><\/div><\/div><\/div><\/div>
<\/i><\/div>Gestion des contrats et projets<\/h2><\/div><\/div>
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\n- Ouverture des contrats \/ projets (Salesforce, Teams, TIPs)<\/li>\n
- Mise \u00e0 jour de la liste des contrats<\/li>\n
- Lecture des contrats et identification des \u00e9l\u00e9ments cl\u00e9s (paiement, assurances, etc.)<\/li>\n
- Pr\u00e9paration des lettres de d\u00e9nonciation en d\u00e9but de projet<\/li>\n
- Suivi des contrats, PO clients et mises \u00e0 jour hebdomadaires<\/li>\n
- Suivi des conformit\u00e9s et signalement des non-conformit\u00e9s (paiements, documents, etc.)<\/li>\n
- S\u2019assurer que tous les contrats sont sign\u00e9s et bien class\u00e9s<\/li>\n
- Pr\u00e9paration des documents de cautionnement selon les contrats<\/li>\n
- Gestion des hypoth\u00e8ques l\u00e9gales (si applicable)<\/li>\n
- Soutien administratif aux charg\u00e9s de projets<\/li>\n<\/ul>\n<\/div><\/div><\/div>
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<\/i><\/div>Facturation, finances et paiements<\/h2><\/div><\/div>
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\n- Suivi des informations n\u00e9cessaires \u00e0 la facturation aupr\u00e8s des clients<\/li>\n
- Pr\u00e9paration et support \u00e0 la facturation suivi avec la comptabilit\u00e9<\/li>\n
- Suivi des encaissements, quittances et d\u00e9clarations<\/li>\n
- Relance clients pour paiements (recouvrement)<\/li>\n
- D\u00e9p\u00f4ts bancaires<\/li>\n
- Classement et archivage des factures (EFT, ch\u00e8ques)<\/li>\n
- Suivi et codification des d\u00e9penses (cartes de cr\u00e9dit)<\/li>\n
- Suivi des fichiers Visa mensuels<\/li>\n<\/ul>\n<\/div><\/div><\/div>
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<\/i><\/div>Documents administratifs et conformit\u00e9<\/h2><\/div><\/div>
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\n- Transmission des documents administratifs aux clients (licences, CNESST, CCQ, taxes, r\u00e9solutions, etc.)<\/li>\n
- Suivi des documents administratifs requis en cas de lib\u00e9ration de paiement des clients (quittance, Lettre CCQ et CSST)<\/li>\n
- Demandes de certificats d\u2019assurance<\/li>\n<\/ul>\n<\/div><\/div><\/div>
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<\/i><\/div>Op\u00e9rations administratives & bureau<\/h2><\/div><\/div>
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\n- Gestion des fournitures de bureau (papeterie, caf\u00e9, eau, etc.)<\/li>\n
- Gestion du courrier (r\u00e9ception, envoi \u2013 Puro, UPS, etc.)<\/li>\n
- Gestion des \u00e9quipements (imprimantes, timbreuse, photocopieur)<\/li>\n
- Gestion du syst\u00e8me d\u2019alarme et acc\u00e8s (puces, plaques, transpondeurs)<\/li>\n
- Gestion des cellulaires (TELUS) et \u00e9quipements informatiques (SFIT \u2013 laptops)<\/li>\n
- Gestion du flot automobile (EMKAY) et immatriculations<\/li>\n<\/ul>\n<\/div><\/div><\/div>
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<\/i><\/div>D\u00e9placements et logistique<\/h2><\/div><\/div>
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\n- R\u00e9servation de voyages (vols, h\u00f4tels, v\u00e9hicules \u2013 Expedia, Booking, etc.)<\/li>\n
- Organisation des d\u00e9placements pour employ\u00e9s (chantier et bureau)<\/li>\n<\/ul>\n<\/div><\/div><\/div>
<\/i><\/div>Support administratif & coordination<\/h2><\/div><\/div>
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\n- Support aux diff\u00e9rents d\u00e9partements selon les besoins<\/li>\n
- Suivi des approbations (charg\u00e9s de projets \/ gestionnaires)<\/li>\n
- Coordination avec la gestion de b\u00e2timent<\/li>\n
- Mise \u00e0 jour des listes de contacts<\/li>\n<\/ul>\n<\/div><\/div><\/div>
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<\/i><\/div>\u00c9v\u00e9nements et vie interne<\/h2><\/div><\/div>
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\n- Organisation et coordination des \u00e9v\u00e9nements (internes et sociaux)<\/li>\n
- Gestion du comit\u00e9 social (\u00e9v\u00e9nements, planification annuelle)<\/li>\n
- Organisation des r\u00e9unions (lunchs, anniversaires, etc.)<\/li>\n<\/ul>\n<\/div><\/div><\/div>
<\/i><\/div>Int\u00e9gration<\/h2><\/div><\/div>
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\n- Int\u00e9gration des nouveaux employ\u00e9s (pr\u00e9sentation, acc\u00e8s, outils, etc.)<\/li>\n
- Gestion des acc\u00e8s (premi\u00e8res connexions, \u00e9quipements, DOA)<\/li>\n
- Communication interne (annonces, nouveaux projets, anniversaires)<\/li>\n<\/ul>\n<\/div><\/div><\/div>
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